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Chefbrief:

Verantwortung verbindet
– insbesondere in außergewöhnlichen Zeiten

Liebe Maklerin, lieber Makler,

da durch COVID-19 (Corona) zurzeit erhebliche Einschränkungen im privaten und beruflichen Umfeld entstanden sind, möchten wir als MAXPOOL Ihnen bestmöglich beiseite stehen

Mit diesem „Chefbrief“ möchten wir Ihnen:

  • Die blanko Vollmacht eines aus unserer Sicht sinnvollen Kundenanschreibens überlassen (offene Word-Datei, für Sie zur freien Verwendung als Kundeninfo) – siehe Anlage 1.
  • Wir möchten Ihnen eine Zusammenfassende Information zum Thema „Kurzarbeit“ zukommen lassen (vielleicht für Ihre Kunden oder für Ihren eigenen Betrieb ein interessantes Thema, je nach weiterem Verlauf der Pandemie) – siehe Anlage 2.
  • Ferner möchten wir Ihnen schon heute ein interessantes Webinar für kommende Woche ankündigen (Einladung folgt kurzfristig): „Corona-Spezial Webinar von den Fachanwälten Wirth und Strübing“. Inhaltlich wird hier auf zahlreiche Fachfragen eingegangen, die sich nun für unsere Branche stellen.
  • Und wir möchten Ihnen im Nachfolgenden zusammenfassen, wie wir als MAXPOOL durch diese bewegten Zeiten hindurchschiffen. In jedem Fall sind wir immer gern für Sie da – Verantwortung verbindet.

Natürlich ist die derzeitige Situation herausfordernd für uns alle. Wir möchten wir Sie persönlich über die Maßnahmen informieren welche wir bereits unternommen haben, um unsere Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig die Kontinuität unseres Betriebes sicherzustellen. Zusammenfassend können wir vorab sagen: MAXPOOL ist gut aufgestellt und der Betrieb unserer Systeme läuft reibungslos.

Was haben wir bisher gemacht:
Basierend auf den Richtlinien der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der nationalen Gesundheitsbehörden haben wir ein Großteil unserer Mitarbeiter vorsorglich auf „Homeoffice“ umgestellt. Zudem halten wir unsere Niederlassungen strikt getrennt, um im Falle einer Infizierung nur in Teilen auszufallen. Ganz MAXPOOL ist inzwischen technisch für ortsunabhängige (z.B. Heimarbeit) gerüstet, wobei wir bislang noch keinen Infizierungsfall im Hause haben. Wir hoffen auf das Beste und sind auf alles gerüstet.

MAXPOOL und alle angeschlossenen Unternehmen sind also bestens auf die möglichen Auswirkungen vorbereitet. Dank unser Cloud-basierten Infrastruktur können Sie sicher sein, dass die Leistungen unserer Plattform nicht beeinträchtigt werden. Sämtliche für Sie relevanten Kernfunktionen sind 100% Homeoffice fähig, hierzu zählt auch die Anbindung über Softphone an unsere Telefonanlage. Ebenfalls haben wir für einen möglichen Quarantäne Fall eines Standortes die physische Post-Bearbeitung mehrgleisig sichergestellt. MAXPOOL ist jederzeit in der Lage Ihren Bestand wie gewohnt zu verwalten und betreuen, sowie Ihre Anliegen zu bearbeiten. Unsere IT-Anwendungsentwicklung und IT-Systembetreuung ist vollständig im Homeoffice, alle Systeme können per Fernwartung betreut werden. Für jeden Standort gibt es einen Betreuer mit räumlicher Zugriffserlaubnis, falls eine Bearbeitung vor Ort notwendig ist. Diese Maßnahmen stellen sicher, dass wir Ihnen jederzeit den qualitativ hochwertigen Service bieten und aufrechterhalten können, den Sie von uns gewohnt sind.

Welche präventiven operativen Schritte stehen an: Wir haben Ihnen im Rahmen unseres Notfall-Plans für Maklerbetriebe bereits einige grundsätzliche Informationen bereitgestellt. Mit diesem Chefbrief möchten wir Ihnen weiterführende, operativ nützliche und wichtige Informationen zur Verfügung stellen.

Dies beinhaltet insbesondere:

  • Informationen rund um die digitale Beratung
  • Eine Vorlage für ein Informationsschreiben für Ihre Kunden in Bezug auf COVID-19, insbesondere auch vor dem Hintergrund um zu verhindern, dass Kunden (z.B. wegen Kurzarbeit o.ä.) übereilt Verträge kündigen
  • Allgemeine Informationen rund um Kurzarbeit, falls Sie Anfragen hierzu erhalten oder sich selbst damit befassen möchten

Das Digitale Maklerbüro:
Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen für etwaige Kundenanfragen und Beratungen jetzt technisch gut auf und nutzen Sie diese Erfahrungen für Ihre zukünftige Ausrichtung. In der aktuellen Zeit ist es umso wichtiger mit prozessoptimierenden Maßnahmen und Techniken auseinander zu setzen.

Bestandsverwaltung:
Sofern Sie Ihre Bestände über MAXPOOL serviciert bekommen, haben Sie über MAXOFFICE jederzeit Einblick in die jeweiligen Bestandsdaten, Dokumente und Vorgänge. Anfragen zu Bestandsverträgen können Sie wie gewohnt über das Ticketsystem an uns richten, wir kümmern uns um die Erledigung dieser Anfragen.

Angebotserstellung:
Unsere fachlich versierten Vertriebsunterstützer stehen Ihnen nach wie vor in allen Sparten beratend zur Verfügung. Zudem können Sie über die hinterlegten Vergleichsrechner und online Tarifrechner der Produktgeber Angebote für Ihre Kunden erstellen. Sollten Sie selber Angebote rechnen, empfiehlt es sich diese als Angebot im MAXOFFICE zu erfassen. So haben Sie immer den Überblick über offene Angebote und können diese einfach in den Antragsprozess konvertieren.

Kundenberatungen:
Viele Angelegenheiten können mit Kunden per Mail/Telefon organisiert werden. Sollten Sie Unterschriften Ihrer Kunden benötigen steht Ihnen im MAXOFFICE die digitale Unterschrift zur Verfügung. So können Sie notwendige Unterschriften einfach und schnell einholen und haben zudem einen Überblick über ausstehende Unterschriften. Sollten Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie gerne Ihren Maklerbetreuer an. Insbesondere im SHU/K Bereich ist für einen Vertragsabschluss eine Kundenunterschrift nicht erforderlich. Sie können über die bei uns hinterlegten Vergleichsrechner VVG-konform online Abschlüsse tätigen.

Es empfiehlt sich zudem, dass Sie sich mit dem Thema online/Videoberatung auseinandersetzen. Nachfolgend haben wir Ihnen praktikable Anbieter aufgeführt, welche auch ein kostenloses Angebot haben und bei denen keine Installation auf dem Rechner Ihrer Kunden notwendig ist. Es wird lediglich ein so genannter Browser PlugIn installiert.

Wir werden in der nächsten Woche zudem ein Webinar zum Thema online/Videoberatung anbieten, auch hier empfiehlt es sich mit diesem Thema fachlich auseinander zu setzen, damit Sie diese Technik optimal einsetzen können. Darüber Hinaus bieten wir kurzfristig ein Webinar und Schulungsfilme zur digitalen Unterschrift an. Aktuell haben Sie die Möglichkeit Fernsignaturen durchzuführen. Sie erhalten nächste Woche die weitere Funktion „Direkt Signatur“ sowie „Live Signatur“ für Videoberatungen. Zudem sind wir aktuell mit einem Anbieter in Verhandlung, um Ihnen eine vergünstigte Software mit besonders nutzerfreundlichen Funktionen für Ihre online/Videoberatungen anzubieten.

Für sämtliche technischen Fragestellungen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite und unterstützen Sie.

Eine aus unserer Sicht gute Auswahl an Anbietern für online/Videoberatung:
https://zoom.us
https://anydesk.com
https://www.gotomeeting.com

Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes: COVID-19 stellt Arbeitgeber und Unternehmer vor ungewollte und ungewohnte Situationen. Die Regierung ermöglicht den einfacheren Zugang zur Kurzarbeit. Es steht jedoch zu befürchten, dass es auch betriebsbedingte Kündigungen geben wird, unbezahlte Urlaube, Gehaltskürzungen, etc., bzw. Unternehmer können insgesamt von empfindlichen Umsatzeinbußen betroffen sein. Ist bei einem Versicherungsnehmer die finanzielle Situation angespannt, überlegen Kunden oftmals schnell, ob Sie die Beiträge für Versicherungen reduzieren wollen/können. Die Kündigung eines Versicherungsvertrages kann für einen Kunden aber auch für Sie als Makler weitreichende Folgen haben. Angefangen von fehlendem wichtigen Versicherungsschutz und ggf. dem Risiko später diese Absicherung nicht mehr erhalten zu können, bis hin zu Haftungsfragen für Sie als Makler, da Sie Ihren Kunden nicht über anderweitige Möglichkeiten bzw. die Nachteile und Folgen einer Kündigung aufgeklärt haben.
Welche Möglichkeiten können Sie Ihren Kunden zur Aufrechterhaltung des Versicherungsschutzes in Abhängigkeit des Produktes anbieten? Alternativen zur Vermeidung der Kündigung sind eine Beitragsstundung, Beitragsfreistellung, Policendarlehen mit Beitragsverrechnung, Reduzierung des Versicherungsumfangs, sowie auch eine Änderung des Zahlweise. Oder die Herausnahme einzelner Bausteine. Diese Möglichkeiten sind in Abhängigkeit des Produktes und Tarifwerkes und sind im Einzelfall zu prüfen. Sollten Sie hier Beratungsunterstützung benötigen, stehen Ihnen unsere Fachbereiche gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen: Natürlich bleiben wir als MAXPOOL für Sie dran und wir werden Sie fortlaufend über neue Erkenntnisse in agiler Form informiert halten. In der nächsten Woche (Einladung erfolgt kurzfristig) bieten wir Ihnen zudem ein interessantes und ebenfalls agiles Webinar. „Corona-Spezial Webinar von den Fachanwälten Wirth und Strübing“. Inhaltlich wird hier auf zahlreiche Fachfragen eingegangen, die sich nun für unsere Branche stellen.

Es sind bewegte Zeiten. Wir bei MAXPOOL geben unser Bestes, um Ihnen möglichst hilfreich beiseite zu stehen. Damit zeigen wir Ihnen einmal mehr das wir es ernst meinen, wenn wir sagen: „Verantwortung verbindet“.

Anlage 1:
Kundenschreiben nebst Merkblatt Corona

Anlage 2:
Corona-Virus – Informationen für Unternehmen zum Kurzarbeitergeld
Anzeige über Arbeitsausfall
Einverständniserklärung über den Beginn von Kurzarbeit

Bitte bleiben Sie gesund!

Herzlichst
Ihr